miércoles, 30 de mayo de 2012

Cómo escribir una Tarea

El texto descriptivo de una tarea puede tener una influencia importante en nuestra capacidad para tomar decisiones. La manera en que la escribimos influye en nuestra manera de operar sobre el tema en cuestión y el seguir unas pocas reglas básicas hace una gran diferencia.


La parte flexible de nuestra agenda, la lista de tareas, es un elemento poderoso de nuestro sistema de organización, pero a la vez mal o pobremente implementado se convierte en algo completamente inútil. Este es uno de esos casos donde las formas lo son todo porque una mala manera de describir una tarea puede afectar directamente a nuestros resultados.

Este aspecto de las tareas es independiente del hecho de estar usando una  agenda electrónica o una agenda de papel. Como lo he dicho muchas veces, para mí la flexibilidad es muy importante, pero siempre se puede armar un sistema lo suficientemente flexible en formatos duros como el papel siempre que se mantenga una cierta rigurosidad en la metodología de trabajo. Ahora bien, esta rigurosidad es un costo administrativo que decidimos pagar en beneficio de un mayor control sobre nuestra organización. Obviamente ese costo lo veremos cristalizado en cierto tiempo dedicado al mantenimiento permanente de la lista, pero es tiempo muy bien invertido por cierto. Es el tipo de inversión que nos lleva a dar en el clavo en el momento preciso.

El punto donde quiero poner foco aquí es en el lenguaje utilizado para describir las tareas. Al ser un espacio de texto libre se presta a la apertura del lenguaje coloquial, lo cual es bueno por un lado porque nos permite usar nuestra propia manera para describir las cosas pero por otro lado es demasiado abierto para una función que es en esencia “específica”. Las listas de tareas son listas de “acciones”. Cuanto más alejada esté una descripción de tarea de ésta noción más improductivo tenderá a ser el resultado de su ejecución.

Los atributos que personalmente recomiendo para cualquier texto descriptivo de una tarea son los siguientes:

a)    DEBE describir una acción concreta. Específicamente “la siguiente acción”.
b)    Ser lo más simple/corto posible (no digo minimalismo, pero cerca)
c)    Comenzar con un identificador de “contexto”

El primer atributo es muy bien conocido pero no siempre lo suficientemente respetado. David Allen lo señala con insistencia cuando menciona que lo que se debe describir es la “siguiente acción”. Esta característica pone a nuestra mente en el modo adecuado de trabajo. Nos prepara para actuar y concretamente en lo que tenemos que hacer “ahora”. Evita ambigüedades y dificulta el proceso de demorar inútilmente algo con trampas mentales que sólo buscan esquivar el asunto. Lo que hay que hacer es ESTO. Bien concreto.
La regla básica para describir cualquier acción, es también más que conocida: Empiece la oración con un “verbo”. Hacer, comprar, buscar, retirar, pagar, etc.

La simplicidad del texto, nuestro segundo atributo, nos ayuda especialmente a identificar y visualizar mentalmente la acción con rapidez. Esto puede parecer una trivialidad por la velocidad con la que podemos leer, pero el momento donde el valor de ésta característica se hace notorio es cuando las listas son muy largas. El poder identificar cada acción con rapidez nos permite recorrer una lista de tareas grande con mayor velocidad. El tiempo es dinero.
Si bien es un consejo aplicable tanto a la agenda electrónica como a la agenda de papel, piense en el tiempo que le demora escribir cada tarea a mano. Y multiplíquelo por “cientos de tareas”. Ahora, imagine recortar ese tiempo un 30% al menos. Saque sus propios números…



El último atributo mencionado es un identificador de contexto. Aquí no me refiero a los contextos de GTD del tipo “escritorio” o “en Casa” o “andando por ahí”. Me refiero al contexto de trabajo. Eventualmente un proyecto o sub-proyecto. Cuando las listas son cortas, esto no representa un problema. Pero cuando tenemos muchas actividades en la cabeza, el lenguaje que usamos normalmente puede aplicarse a más de un proyecto a la vez. Esto tiene la cualidad de obligarnos a buscar en nuestra mente a qué proyecto nos estábamos refiriendo cuando escribimos la tarea, sobre todo cuando pasó mucho tiempo desde su creación.
Un identificador del contexto al principio del texto de la tarea (por supuesto lo más corto posible) ejerce un efecto de “ajuste grueso” que nos permite rápidamente posicionarnos en el tema adecuado para entender a continuación qué es lo que tenemos que hacer. Es una técnica muy sencilla y de un efecto inmediato.

Si logramos describir las tareas utilizando estos simples criterios y los mantenemos de manera consistente a lo largo de una o varias listas completas, éstas permitirán establecer un patrón sólido de trabajo, eficiente y eficaz. Nos ayudará a tomar decisiones con más rapidez, permitiéndonos hacer luego el ordenamiento de las tareas de acuerdo al criterio que podamos considerar conveniente en el momento adecuado.


Enlaces Relacionados