miércoles, 23 de mayo de 2012

De a las Cosas la Importancia que Realmente Tienen


Pocas cosas son tan nefastas para la productividad personal como la incapacidad de identificar y actuar sobre las cosas verdaderamente importantes. De a las cosas la importancia que realmente tienen. Ni más, ni menos.



Si uno quiere aprender a priorizar de manera efectiva y eficiente, debe aprender a darle a las cosas la importancia que realmente tienen. Esto se aplica tanto a la organización personal como a cualquier otro aspecto de nuestras vidas, pero en el contexto de nuestra capacidad de hacer es dónde más puede palparse el resultado de su aplicación.

La primera definición que arroja el diccionario de la Real Academia Española  a la palabra “importancia” es la siguiente:

1. f. Cualidad de lo importante, de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad o consecuencia.

Me detengo un instante en la última parte de la definición anterior:

 

“entidad o consecuencia”

Las cosas importantes son aquellas que tienen “mucha entidad o consecuencia”. Conscientemente quiero evitar entrar en ésta etapa en la discriminación entre consecuencias positivas y negativas o qué consecuencias son más graves que otras. Las relaciones entre unas y otras surgirán de las valoraciones personales. Este análisis que propongo es más bien anterior.

La esencia de una cosa importante es que habrá una repercusión relacionada con ella, es decir que toma forma la existencia de una relación de “causalidad” de ese algo con un resultado posterior. Resultado al que también conocemos como “efecto”.

En lo que se refiere a la organización personal, cuando organizamos nuestras actividades por tareas o “siguientes acciones”, ya sea de manera aislada o en el marco de un proyecto, la relación causa efecto se refiere a la realización efectiva de la acción o tarea y luego a su “consecuencia esperada”. Como no podemos adivinar el futuro, recurrimos a nuestra experiencia e imaginación para especular con que conocemos la relación causal entre la acción y el resultado esperado. Esto es el concepto de la “planificación” en su manifestación práctica más elemental.

Cuanto mejores sean los conocimientos del actor, ya sea por haber estudiado bien la teoría o por haber aprendido directamente de la práctica, mejor será la previsión de las consecuencias de una acción dada. Tanto las buenas como las malas.

Si la evaluación de las consecuencias es deficiente, fallará estructuralmente la base para la toma de decisiones que tiene lugar a posteriori, dando lugar a resultados insatisfactorios. Y esto aplica tanto a la existencia de acción como a la omisión de la misma.

A modo de ejemplo, imaginemos por un instante haber considerado erróneamente que la realización de un reporte no tiene consecuencias efectivas. Luego, de acuerdo a nuestra valoración personal, otra tarea de mayor  importancia para nosotros es “priorizada”, y realizada en lugar del reporte. Supongamos que hablamos de la capacitación sobre un tema específico (claramente nuestra capacitación es MUY importante).



Ahora supongamos que ese reporte estaba destinado a ser revisado por alguien de mayor responsabilidad quien al carecer del mismo toma una decisión equivocada.

¿Dónde estuvo el error? ¿En el proceso de priorización o en la falla al evaluar las consecuencias de cada una de las tareas?

Evaluar de manera inadecuada la importancia de las tareas es tan catastrófico para nuestra productividad personal que el solo hecho de detenerse un par de segundos a pensar cuál es la consecuencia de la realización de cada acción vale oro. Podemos decir que es una variante de la recomendación de “pensar antes de actuar”. Aquí diríamos “piense en las consecuencias antes de priorizar”.

No se pueden tomar decisiones efectivas sin una valoración adecuada de la importancia de la acción a considerar. Y ésta está íntimamente ligada a las consecuencias de dicha acción. Dele a las cosas la importancia que realmente tienen y luego priorice. Así podrá confiar en la calidad de su juicio, especialmente cuando el tiempo para pensar sea escaso. 

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