jueves, 19 de diciembre de 2013

Hábitos - Saber Escuchar

¿Oyes o escuchas? ¿Te la pasas hablando o dedicas tus sentidos a entender lo que se te dice? Si quieres mejorar tu escucha, evalúa practicar la “escucha activa”



A menos que trabajes sólo en una isla, mejorar tu capacidad de escucha puede provocar un salto de calidad en tu productividad personal. Y no sólo eso. Además de llevarte a trabajar con información de mejor calidad te dará un mejor trato con tus colaboradores, jefes y clientes.


Un problema de comunicación…


Se dice que tenemos dos oídos y  una boca para escuchar dos veces más de lo que hablamos.

Seguramente has escuchado mil veces el latiguillo: “Es un problema de comunicación

Pero el problema es que en términos generales la gente no sabe escuchar. Se han realizado pruebas que indican que la persona media recuerda apenas la mitad de lo que se supone que oyó apenas terminada la conversación. Y que ese porcentaje se reduce a un mísero 25% sólo dos meses después.

Regla Mnemotécnica: 

Apenas nos hemos enterado de algo tendemos a olvidar 
de un 33% a un 50% del contenido 
en las primeras ocho (8) horas.





Presta atención


Lo que hace más complicado prestar atención durante la escucha es que piensas más rápido de lo que hablas, y esto es con independencia de lo inteligente que seas. Las palabras habladas llegan a un ritmo del orden de 125 palabras por minuto. Pruébate a ti mismo cuantos conceptos e ideas pasarán por tu cabeza en el mismo lapso. 

Así que es necesario decidir que hacer con los "espacios en blanco" que hay entre lo que se te dice y lo que piensas, para enfocar tu mente en la conversación y no convertirla así en un aburrido monólogo improductivo para ambas partes.

Camino de Mejora


Una de las técnicas que se utilizan para mejorar tu nivel de concentración durante una conversación es lo que se conoce como escucha activa.

El enfoque al que apunta la escucha activa es el de proveer realimentación a tu interlocutor a medida que habla. Por supuesto en el proceso también te ayuda a incrementar tu concentración.

Esto puedes hacerlo por ejemplo reformulando o parafraseando lo que escuchaste, dando así una confirmación a tu contraparte de la correcta recepción del mensaje. En términos simples, lo que haces es “mantener viva” la línea de comunicación.

Alguna vez te ha pasado estar hablando por teléfono y luego de un largo silencio preguntar ¿estás ahí? Bien, lo que te ocurre es que un silencio largo te induce a pensar que estás hablando en vacío. Que se cayó tu llamada.

De la misma manera, piensa en cómo percibes a una persona a la que le hablas de frente mientras ésta mira por sobre tu hombro o se pone a hacer jueguitos con sus manos o sus pies. Tienes la sensación de que “está en otra sintonía” no?


Algunas recomendaciones:  

  • Mantén contacto visual con tu interlocutor
  • Orienta el cuerpo hacia quien habla 
  • Cuida tu lenguaje corporal. Involucra a tu cuerpo en el proceso de escucha 
  • Presta atención a su lenguaje corporal (puede decirte mucho más) 
  • De tanto en tanto reformula o parafrasea el contenido para confirmarle que lo has escuchado. 
  • No prejuzgues el mensaje de tu interlocutor. 
  • Haz más preguntas de las abiertas y menos de las cerradas. Déjalo expresarse. 
  • Abstente de las evaluaciones hasta que tu interlocutor termine. 
  • Concéntrate en lo que dice tu contraparte, y no en lo que vas a decir cuando te toque hablar.


En Resumen


Para incrementar tu productividad con tus clientes o colaboradores, practicar la escucha activa te llevará a tener una comunicación mucho más eficaz que no sólo te evitará malos entendidos sino que fortalecerá tus vínculos con las personas. No te arrepentirás!

Enlaces Relacionados

  •  Are you listening? Ralph Nichols & Leonard Stevens, McGraw-Hill Book Company Inc., 1957



jueves, 12 de diciembre de 2013

Salud-Trucos para Hidratarte

El cuidado de la tu salud requiere que te mantengas atento a tu hidratación. Pero con nuestra complicada vida moderna a veces esto se te complica. Aquí te cuento algunos trucos para beber suficiente agua.


Cuida tu herramienta crítica de productividad 


Nuestro cuerpo, la herramienta de productividad más importante con la que contamos, requiere que se lo cuide y se le brinden los elementos adecuados para su correcto funcionamiento.

Horas de descanso, alimento, agua. Sólo algunas de las cosas básicas sin las cuales no podrás dar lo mejor de ti de manera sostenida.

Pero en la vorágine actual es muy común que pases por alto o que sencillamente descuides algo tan elemental como beber suficiente líquido.

Las razones médicas estoy seguro que las conoces, pero en términos generales tu cuerpo está compuesto mayormente por agua. Mantener el nivel de hidratación adecuado es una recomendación universal de los doctores.


Recomendaciones


El consejo que más se escucha es ingerir alrededor de dos (2) litros de agua diarios. Y estoy hablando de “agua”. No de gaseosas, leche, café o bebidas alcohólicas.

Una de las mejores maneras de asegurarte que le das a diario a tu cuerpo lo que necesita es estimular unos pocos hábitos.





Cada caso es un mundo, pero aquí te presento algunos sencillos trucos para mantener tu hidratación en alto:


  • Bebe un abundante vaso de agua apenas te levantas de la cama.Arrancarás mucho mejor tu día.

  • Ingiere un vaso de agua antes de cualquier taza de té o café.Si eres de los que se tomó la costumbre de beber infusiones cada dos por tres, pegarás la ingesta de agua al primer hábito y contribuirás a tu hidratación simultáneamente.
  •  Usa el truco de los tres vasos del dispensador de agua.Si trabajas en una oficina y tienes dispensadores de agua disponibles, estima la cantidad de agua que entra en cada vaso de plástico o en un número que te resulte práctico de esos vasos.
    La medida normal da alrededor de tres (3) vasos por cada 500 cm3. Es decir que ingieres medio litro cada tres vasos. 
    Por ejemplo, si distribuyes tres vasos por la mañana y tres por la tarde, habrás tomado un litro de agua sólo en tu horario de oficina. Si le agregas un vaso antes de cada infusión habrás agregado casi seguro medio litro adicional durante la jornada.

Como puedes ver son trucos sencillos que puedes poner en práctica con muy poco esfuerzo.


Recuerda

Hidratarte adecuadamente te permitirá obtener el máximo rendimiento de la más importante de todas tus herramientas de productividad: tu cuerpo.


Enlaces Relacionados



jueves, 5 de diciembre de 2013

Backup-Usa Versiones de tus Archivos

¿Recuerdas la última vez que te pasó estar trabajando en un archivo muy importante y de repente se inutilizó? Hay una forma sencilla de minimizar los riesgos de tener que hacer “todo de nuevo”…



Se suele asociar el término “backup” a los archivos que resguardan la totalidad del contenido o ciertos directorios del disco rígido de la PC. Esto es correcto en general y el hábito de hacer este tipo de respaldos es muy recomendable, como ya hemos mencionado en alguna ocasión.

Pero con esto y todo a veces no alcanza.


Crea diferentes versiones de un mismo archivo


Hay una práctica sencilla de respaldo que no se ve tan difundida pero que salva muchísimas situaciones:

Guarda diferentes versiones de un mismo archivo mientras lo generas.

El método es sencillo. Al final del nombre del archivo crea un apéndice, justo antes de la extensión, que indique un número de versión. Puedes separarlo del nombre usando un guión.

Por ejemplo:

Mi valioso archivo-v1.doc

ó

Mi laborioso cálculo de impuestos-v1.xls





En estos ejemplos, separo el nombre con un guión y una “v” que indica número de versión. A medida que realizas cambios, incrementas el número de versión: -v1; -v2, etc.

Esta práctica es común entre programadores de computadoras, pero no se la ve tanto en otros ámbitos. Y es una pena, porque salva muchísimas situaciones complicadas.


Los Típicos Problemas

¿Nunca te ocurrió estar creando un archivo muy grande y que éste se corrompiera? Cuando esto ocurre no puedes accederlo más o si lo haces el contenido aparece en un formato inutilizable o que te demanda tanto tiempo para corregir como si tuvieras que crearlo nuevamente.

Los documentos en Microsoft Word o Excel muy grandes y complejos, especialmente aquellos que involucran cantidades importantes de imágenes y funciones avanzadas me han traído (y siguen haciéndolo) grandes dolores de cabeza. No sabes cómo, ni porqué, pero de repente no puedes abrir más el archivo y cuando tratas de recuperarlo te encuentras un desastre de formatos y códigos que lo hacen muchas veces inutilizable.

Y todo esto sin contar errores propios, donde por Ley de Murphy fuiste a tocar justo la función que no debías y por supuesto te olvidaste de salvar el archivo antes.


El hábito de crear nuevas versiones


El hábito a incorporar es sencillo.

  • Cada vez que terminas una parte importante de tu trabajo y debes empezar una nueva etapa simplemente salvas el archivo con el número de versión al final del nombre.

  • Luego copias el mismo archivo e incrementas en uno (1) el número de versión y continúas tu trabajo en éste último archivo.


Luego, si el archivo se corrompe y no puedes recuperarlo, sólo recurres a tu antigua versión.


En Resumen

Si te tomas la costumbre de hacer versiones consecutivas de tus archivos importantes de trabajo minimizarás el riesgo de tirar a la basura muchas horas de valioso esfuerzo. Protegerás tu tiempo invertido y llegado el caso incluso el de tu equipo de colaboradores. 


jueves, 28 de noviembre de 2013

Agenda de Contactos

Dentro de los sistemas de información imprescindibles para la organización personal, aquel que te ayuda a gestionar contactos es el que te permite interactuar de manera fluída con el mundo.





La agenda de contactos es uno de los sistemas de información clave para tu día a día. Sin los datos que contiene, tu capacidad de interactuar con grupos internos o externos a tu actividad es virtualmente imposible.


Cuida la Información de tus Contactos


A pesar de ser lugar común de todas las agendas disponibles comercialmente  desde que se tenga memoria, tanto en las versiones de agenda de papel como en las electrónicas, el área de contactos es frecuentemente descuidada.

Grave error. Tu productividad depende en buena medida de comunicaciones efectivas, y en algunas ocasiones hasta puede depender también de tu velocidad para alcanzar a la persona indicada.


Agenda de Contactos y Networking




En los últimos años se ha puesto muy de moda la expresión “networking” para expresar la actividad cotidiana de mantener activos los vínculos con tus contactos y a la vez expandirlos más allá de tus círculos directos de influencia.

Moda o no, en el mundo de los negocios ésta ha sido siempre una actividad de relevancia. Ningún individuo que quiera ser exitoso puede darse el lujo de descuidar siquiera un poco su red de contactos.

En su excelente libro “NeverEat Alone”, Keith Ferrazzi da una cantidad importante de recomendaciones sobre el arte de mantener viva y siempre en crecimiento tu red de contactos. Sin la sección correspondiente de nuestra agenda permanentemente actualizada, esto sería un esfuerzo poco efectivo.

Como dice el viejo dicho:

“Out of sight, out of mind”.



Cuando la cosa se pone complicada


Por supuesto, la información de la agenda se ha ido complejizando con el tiempo. Ahora ya no alcanza con el nombre y apellido, dirección y teléfono.

Las personas ahora tienen teléfonos móviles (a veces más de uno), múltiples cuentas de correo electrónico, cuentas de chat, de voz por internet, etc.

Una buena cultura de agenda hace que ésta crezca permanentemente, y que el mantenimiento de la calidad de la información sea un trabajito no menor.


La Agenda Digital de Contactos


Aquí es donde se luce la agenda electrónica. Un soporte en papel te hace el  trabajo de actualizar la información mucho más engorroso.

La aparición de los smartphones le agrega una característica muy eficaz cuando tienes tantos contactos que siempre debes ir a buscar a la agenda el télefono o el email porque no los puedes recordar fácilmente.

Los instrumentos de comunicación modernos están “imbricados” con la agenda de contactos y esto hace que marcar un número desde el teléfono móvil o poner la dirección de correo para enviar un mensaje no sea más que pulsar unas pocas teclas.

La agilidad que se gana es realmente importante, y para alguien que tiene muchas actividades, poco tiempo y que a veces debe tomar decisiones críticas en segundos la diferencia se nota. Y mucho.


En Resumen


  • Tu agenda de contactos es vital para tu productividad en el mundo moderno. 
  • Recuerda: “Out of Sight, out of Mind 
  • Elige la agenda de contactos que más te guste, electrónica o en papel, pero asegúrate que este siempre actualizada. 
  • Si necesitas trabajar con una gran cantidad de contactos de manera cotidiana, te sugiero inclinarte por la versión electrónica sobre PC y/o Smartphone. 

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jueves, 21 de noviembre de 2013

Organiza tú los íconos del teléfono

Los iconos de tu smartphone suelen venir organizados con un esquema que utiliza el fabricante por defecto. Pero... ¿es el que más te conviene?





Seria muy sorprendente que así fuera. Si no te diste cuenta aun, puedes cambiarlos a tu conveniencia. No tienes por que usar el dispositivo tal como viene.


El "desorden" de fábrica

Si bien el fabricante trata siempre de encontrar una organización que abarque al publico mas amplio, también ha permitido que puedas personalizarlo. .

Ahora, como con casi todos los productos de cierta complejidad, la gente usa sólo un pequeño porcentaje de sus funciones. Y la verdad es que es muy común ver que los usuarios sencillamente se lanzan a usar su teléfono móvil sin casi tocar la disposición original de la pantalla.


La idea es simplificar

Ahora, si para ti el tiempo es escaso, tener que revolver la pantalla del smartphone para hacer las cosas cotidianas puede no ser una muy buena idea. A veces necesitarás hacer algo rápido, por no decir "inmediatamente", igual que lo hacías en tu viejo teléfono.

Como todo problema de adaptación, es una cuestión de tiempo acostumbrarse al nuevo esquema de trabajo. Pero, después de todo las maquinas deben estár a nuestro servicio, y no al revés.




La recomendación aquí es...

Agrupa los íconos que usas frecuentemente 
en la parte superior de la pantalla, en orden decreciente de izquierda a derecha de la más usada hacia la menos. De idéntica forma de arriba hacia abajo.

Para diestros este esquema funciona muy bien. A los zurdos probablemente les convenga invertir la esquina de la pantalla.


La idea de fondo

La idea es minimizar los desplazamientos y las búsquedas para usar las aplicaciones más comunes. Cuando el tiempo para pensar es escaso, tener organizada bien la herramienta puede hacer una gran diferencia. A veces, un simple segundo es la diferencia entre el éxito y el fracaso.

Si quieres empezar por algún lado, podrías arrancar por agrupar lo siguiente:

•  Correo electronico
•  SMS
•  Bloqueo de la pantalla
•  Agenda de contactos
•  Calendario
•  Lista de tareas

Esto simplifica muchísimo el día a día. Como estas funciones las usamos con mucha frecuencia, haremos el hábito con rapidez, lo que representa una ventaja adicional.


El uso "frecuente"

Algunos modelos de teléfono utilizan un formato en el que muestran las funciones mas usadas en forma agrupada. Es útil, y también muy buena la intención, pero en este caso ningún programa hecho por ningún genio podrá adivinar cual es la disposición que te resulta mas práctica. Si te sirve así, úsalo. Pero si te animas a jugar un poco moviendo los iconos obtendrás mejores resultados.


En resumen

Que el teléfono móvil se adapte a ti y no tú al teléfono  Prepara tu "tablero de comando móvil" para obtener el máximo provecho de la herramienta, y veras como podrás dedicar tiempo extra a cosas mas importantes que rastrear el icono de los mensajes de texto o el del calendario entre el montón de aplicaciones que tienes en la pantalla.


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jueves, 14 de noviembre de 2013

Calendario-Anticipa los viajes

Cuando armas tu agenda del día y anotas tus compromisos, ¿tienes en cuenta los tiempos de viaje? Tal vez sea hora de empezar...



Por lo general la gente no reserva el tiempo necesario para desplazarse de un lado a otro en su calendario. Sencillamente anota la cita, el turno o lo que sea que se fije en su agenda, y listo. Parece que no les hace falta nada mas. 

Las excusas

 ¿Te suena familiar alguna de estas excusas?

  Ni siquiera me detengo a pensarlo: si hablamos en sentido estricto no hay ningún compromiso en el viaje, ni con los demás ni contigo. La obligación, intuitivamente, es la cita y nada mas.

  Reservo mentalmente el tiempo de viaje: como ya sabes que tienes que viajar para asistir a tu compromiso no sientes que sea necesario perder el tiempo planificando a semejante nivel de detalle. Lo ves como demasiado "puntilloso", y hasta como una perdida de tiempo.

Las dos excusas anteriores se ven como muy buenas auto-trampas mentales.

¿Por que? Por la sencilla razón de que el día que debas asistir a tu cita los hechos del viaje son que:

  Es una realidad inexorable

  El tiempo que ocupa no puede asignarse a otra tarea

  No haberlo contemplado tiene consecuencias, casi siempre indeseadas.




Las Consecuencias

Las consecuencias negativas de no asentar el viaje en tu calendario, tu herramienta fundamental de gestión de tiempo sin importar si usas agenda de papel o una agenda electrónica, pueden ir desde la mas obvia que es llegar tarde a tu cita, hasta una que es menos visible como lo es una mala asignación de tiempos el día en cuestión por haber visto en tu calendario mas tiempo disponible que el que realmente tenias.

Cuando planificas tu asignación de tiempos, que es en esencia un ejercicio de imaginación del futuro, ésta no estará bien si no cuentas con la información correcta. Y no dejar asentado en nuestro calendario un tiempo que no puede ser dedicado a otra cosa es como quitar de un mapa datos importantes del camino, como pueden ser obstáculos, bifurcaciones o distancias. 
Si no los tienes en cuenta tu intención de llegar a destino a tiempo puede encontrar serias complicaciones.

Por ejemplo, imagina iniciar el trayecto previendo llegar a destino a cierto horario sin haber previsto que deberás reponer combustible, ir al baño o sencillamente detenerte a comer y descansar cada cierto tiempo. Fallarás casi con seguridad a quien te espere o no podrás hacer lo que tenias previsto. O cumplirás, pero a un altísimo costo.

Y no quieres nada de eso...
  

Ventajas

Si tienes en cuenta el tiempo de viaje para cada cita en tu calendario, habrás dado el primer paso de una planificación exitosa de tu tiempo. No solo porque dejarás asentado  por escrito (sin riesgo de olvidarlo) que no podrás hacer otra cosa durante ese trayecto. También te estarás haciendo una pregunta clave:

¿Cuanto tardaré en llegar?

Cuando debas responderla, posiblemente te encuentres con cosas que pueden afectar tu horario de llegada. Podría estar el camino cortado por reparaciones o bloqueado por algún evento festivo. Incluso podrías encontrarte con que cuando incluyes el tiempo que necesitas para viajar, tu salida es inmediata a la terminación "rigurosamente agendada" de una reunión muy importante en tu oficina. Si, esa reunión que "jamas termina a horario". Y te habrás ganado la oportunidad de re-negociar el horario de tu posterior cita.

¿Imaginas la diferencia en tu imagen profesional cuando eres capaz de controlar tus tiempos a ese nivel?

En resumen

No olvides reservar en tu calendario los tiempos de viaje. No podrás usarlos para ninguna otra cosa y tendrás mayor visibilidad y un mayor control de tus tiempos. Seguramente tendrás muy buenos usos para los verdaderamente disponibles!


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jueves, 7 de noviembre de 2013

Backup-La Herramienta Ignorada

¿Perdiste el trabajo de meses por una falla de la computadora? ¿Algún virus te hizo de las suyas? ¿Cometiste un error y pisaste el material? ¿Te robaron el equipo? Seguramente habrás hecho el “backup” 




Si, ya sé. En realidad la respuesta casi segura a esta pregunta es que no lo has hecho. Que ni siquiera se te ocurrió que una cosa así pudiera ocurrir.

Te entiendo. ¡No sabes cómo! Pero el problema es que estas cosas SI ocurren.


¿Pero por qué se lo ignora?


No parece haber una respuesta única a este flagelo. A lo largo de los años uno se encuentra con personas, incluso muy formadas en informática, que padecen la pérdida irreparable de incontables horas de trabajo por los más diversos motivos. Y lo usual es que la respuesta a por qué no se hizo un archivo de respaldo sea: “ni lo pensé”.

¿Vagancia? ¿Procrastinación? ¿Exceso de confianza? ¿Ignorancia? Todas pueden ser.

Pero hay una incluso más cruel:

“No tenía tiempo”

Esta respuesta es la más paradigmática de todas. Gente disciplinadísima, que trabaja como animal horas y horas no se detiene un minuto a ver cómo dar seguridad de información a su trabajo teniendo en cuenta el enorme tiempo y esfuerzo que llevan invertidos. Y cuando se enfrentan a una pérdida del trabajo se dan cuenta que con apenas muy poco tiempo dedicado a crear una simple copia de disco hubieran salvado todo. 



Cuando van al resultado luego de un evento catastrófico ven que tiraron directamente a la basura todo el tiempo que tuvieron, por no asignarle prioridad a una tarea relativamente sencilla.

Y sí. La primera vez uno podría entender que pasara porque la pérdida del trabajo hecho es un evento difícil de anticipar. Pero la segunda…


¿Por dónde empezar?


Nunca es tarde para iniciarnos en el hábito de hacer backup.

Estos tres (3) pasos básicos te pueden ser de utilidad:

1.    Identifica  tus “activos” más valiosos: Aquí la pregunta clave es “

"¿Cuáles archivos me producirían un dolor de cabeza en caso de perderlos?”

2.    Elige un medio “externo” a tu computadora: Hoy hay equipos de seguridad que realizan estos trabajos en forma automática y puedes descargar software de todos los tipos y colores para que este trabajo nunca se te olvide.Como medio externo también tienes variedad de opciones:

    • Memorias USB 
    • DVD 
    • Disco Rígido “EXTERNO” 
    • Disco en la NUBE (Cloud)



3.    Aleja el backup de la máquina: Sea cual sea el medio que elijas, evita por todos los medios las situaciones de riesgo para la integridad conjunta de tu máquina y el backup. Por ejemplo viajar en un medio público y en la misma mochila llevar tanto la máquina como el medio de respaldo externo.


Para recordar


Espera lo inesperado. Anticípate. Recuerda siempre la 

Ley de Murphy: Si algo puede ocurrir, "va a ocurrir"


Protegiendo tu trabajo con un backup protegerás el esfuerzo y el tiempo que hayas invertido. 

Poco o mucho vale, porque “el tiempo SIEMPRE es dinero”.

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