jueves, 5 de diciembre de 2013

Backup-Usa Versiones de tus Archivos

¿Recuerdas la última vez que te pasó estar trabajando en un archivo muy importante y de repente se inutilizó? Hay una forma sencilla de minimizar los riesgos de tener que hacer “todo de nuevo”…



Se suele asociar el término “backup” a los archivos que resguardan la totalidad del contenido o ciertos directorios del disco rígido de la PC. Esto es correcto en general y el hábito de hacer este tipo de respaldos es muy recomendable, como ya hemos mencionado en alguna ocasión.

Pero con esto y todo a veces no alcanza.


Crea diferentes versiones de un mismo archivo


Hay una práctica sencilla de respaldo que no se ve tan difundida pero que salva muchísimas situaciones:

Guarda diferentes versiones de un mismo archivo mientras lo generas.

El método es sencillo. Al final del nombre del archivo crea un apéndice, justo antes de la extensión, que indique un número de versión. Puedes separarlo del nombre usando un guión.

Por ejemplo:

Mi valioso archivo-v1.doc

ó

Mi laborioso cálculo de impuestos-v1.xls





En estos ejemplos, separo el nombre con un guión y una “v” que indica número de versión. A medida que realizas cambios, incrementas el número de versión: -v1; -v2, etc.

Esta práctica es común entre programadores de computadoras, pero no se la ve tanto en otros ámbitos. Y es una pena, porque salva muchísimas situaciones complicadas.


Los Típicos Problemas

¿Nunca te ocurrió estar creando un archivo muy grande y que éste se corrompiera? Cuando esto ocurre no puedes accederlo más o si lo haces el contenido aparece en un formato inutilizable o que te demanda tanto tiempo para corregir como si tuvieras que crearlo nuevamente.

Los documentos en Microsoft Word o Excel muy grandes y complejos, especialmente aquellos que involucran cantidades importantes de imágenes y funciones avanzadas me han traído (y siguen haciéndolo) grandes dolores de cabeza. No sabes cómo, ni porqué, pero de repente no puedes abrir más el archivo y cuando tratas de recuperarlo te encuentras un desastre de formatos y códigos que lo hacen muchas veces inutilizable.

Y todo esto sin contar errores propios, donde por Ley de Murphy fuiste a tocar justo la función que no debías y por supuesto te olvidaste de salvar el archivo antes.


El hábito de crear nuevas versiones


El hábito a incorporar es sencillo.

  • Cada vez que terminas una parte importante de tu trabajo y debes empezar una nueva etapa simplemente salvas el archivo con el número de versión al final del nombre.

  • Luego copias el mismo archivo e incrementas en uno (1) el número de versión y continúas tu trabajo en éste último archivo.


Luego, si el archivo se corrompe y no puedes recuperarlo, sólo recurres a tu antigua versión.


En Resumen

Si te tomas la costumbre de hacer versiones consecutivas de tus archivos importantes de trabajo minimizarás el riesgo de tirar a la basura muchas horas de valioso esfuerzo. Protegerás tu tiempo invertido y llegado el caso incluso el de tu equipo de colaboradores.