domingo, 9 de agosto de 2015

Si quieres ser Proactivo usa bien tu Tiempo

¿Quieres dejar de actuar en forma reactiva? ¿Quieres ser tu quien está en control de tus asuntos y no al revés? Pues usa bien tu tiempo…  

Seguramente tienes en claro la importancia de ser proactivo. Que es la actitud esencial para alcanzar tus metas. Sin la proactividad sería imposible que tomes el timón de tus asuntos.


Características de la Proactividad


Ser proactivo es un acto volitivo, que requiere tu personal decisión de tomar la iniciativa, y la acción consecuente.

Como comentara en “Actitud – Proactividad”, hay dos variantes de proactividad.

La primera se presenta en la forma de “adelantamiento”, donde la previsión de un potencial escenario te permite advertir la conveniencia de seguir determinado curso de acción con cierta anticipación.

La segunda, es la más relevante desde el punto de vista de nuestros resultados. Es la que “crea el futuro” a partir de tus metas y en la cual sabiendo a donde quieres ir, defines tú los cursos de acción que te llevan al lugar deseado. Es un modo de adelantarse mucho más potente, porque te permite moldear a voluntad esos escenarios para luego anticiparte a los acontecimientos partiendo de tus propias definiciones. En definitiva, lograrás que el escenario esté definido por las cartas que tú decides jugar.



Pero a veces no alcanza con la mera voluntad ni con toda la capacidad de prever escenarios futuros. La mayoría de las veces es necesario crear las condiciones para que la proactividad alcance todo su potencial y multiplique sus efectos.


Usa bien tu tiempo


Es cierto que siempre podemos adelantarnos a los acontecimientos, y que podemos tomar decisiones que cambien el curso actual sin esperar a ver sus efectos. Pero por más que seas capaz de “ver” lo que se viene y dar forma a tu visión hay algo de lo que no podrás escapar. Tienes que poder manejar también todo aquello que no se relaciona con tus objetivos, para que te deje el campo de acción libre en lo que verdaderamente te importa.

Dicho de otra manera, si por no administrar bien tus asuntos estos te sobrepasan, es muy difícil que puedas actuar proactivamente por más que tengas las metas más motivadoras y los planes mejor armados. Al menos lo que es seguro es que no podrás hacerlo bien. No serás efectivo

El uso eficiente y adecuado de tu tiempo tiene una ventaja fundamental: te permite liberar recursos. Despejar tu mente. Cuando tomas malas decisiones de gestión de tu tiempo, terminas aturdido. Tu vida se empantana y ser proactivo se te volverá algo muy difícil. Vivirás atajando penales, y cada vez más, sintiendo que te mueves en una cinta transportadora que no te lleva a ningún lado. Al menos no a un lado que te importe de verdad.

Un equipo de futbol es eficaz cuando mete más goles que los que recibe. Si terminas como se suele decir “en un arco” por organizar mal tu equipo, por mejores delanteros que tengas difícilmente podrás acercarte al arco rival.


En Resumen


Si quieres ser verdaderamente proactivo tienes que gestionar tu tiempo de manera eficiente para que puedas disponer de algo de tiempo en tu agenda para dedicarlo realmente a perseguir tus objetivos. En caso contrario, necesariamente terminarás trabajando en modo reactivo, porque de todas maneras será importante contener los temas que de una u otra manera tienes que resolver.



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sábado, 30 de mayo de 2015

Las Ventajas de WhatsApp

Desde la irrupción de WhatsApp en el mundo de los smartphones, ha cambiado radicalmente el panorama de las comunicaciones personales. Desde el punto de vista de tu organización y productividad personal es bueno que conozcas sus muchas ventajas.

Hay algo que es innegable y es que el modelo de mensajería que propone WhatsApp llegó para quedarse. Y para sacarle el máximo provecho que puedas es importante entender donde y cómo te ayuda para exprimirlo bien a fondo. 

Dediquemos entonces unas pocas líneas para comprender sus principales ventajas:


  • Mensajes Largos: Que puedas enviar mensajes sin tener que preocuparte de su tamaño es decididamente una ventaja. El SMS tiene allí una clara limitación que te obliga a dedicar energías a tratar de ser breve. No es algo malo en sí, pero requiere un esfuerzo adicional al mensaje que no te aporta valor ni a ti ni a tu interlocutor.
  • Multimedia: Es decididamente bueno que puedas compartir elementos multimedia como fotos y videos. Es un salto de calidad en la comunicación que nunca logró consolidar el servicio de MMS que ofrecieron por años los operadores.
  • Llamadas: Por supuesto está interesante poder hacer llamadas por teléfono. Teniendo el sistema de mensajería en uso permanente, el acceder fácilmente al contacto y simplemente oprimir el botón de llamada es impagable. 

  • Agenda Integrada: Puedes aprovechar tu agenda telefónica de contactos y no tener que acceder a una lista separada como ocurre por ejemplo con Skype. Y por cierto: Se escucha muy bien, sobre todo si estás conectado por WiFi. Ah! Recuerda mantener tu agenda siempre al día...
  • Grupos: esto es un cambio de paradigma gigantesco. Convirtió al teléfono celular en una virtual sala de chat. Y una cosa es que entres en una sala de chat para conversar con algunas personas y otra es que de repente puedas crear una sala con cualquier conjunto de personas dentro de tu lista de contactos. Una solución simple y elegante.
  • Masividad: Es lo ventaja más importante de todas. WhatsApp Alcanzó el nivel crítico de aceptación del público que le da “sentido” al hecho de adoptarlo como herramienta. Por supuesto se apoyó para ello en el proceso de masificación de los smartphones pero eso no le quita mérito. Tener WhatsApp hoy es una necesidad para estar “conectado”. Para “pertenecer”.  Te permite formar parte de una comunidad con tus contactos por el sólo hecho de tener sus números telefónicos, e interactuar con ellos de una manera más fluida e integrada.
  • Es Gratis: si bien es un punto a favor, como ventaja es algo relativo. En los hechos estamos pagando igual el tráfico de datos ya sea con un paquete de costo fijo mensual o con un sistema de prepago. Sólo que no lo asociamos mentalmente “al costo del mensaje”.

En Resumen

Por sobre todas las cosas WhatsApp llevó el concepto de mensajería móvil a una nueva dimensión que afecta a todos los usuarios de telefonía móvil. Cambió radicalmente y para siempre la forma en que nos relacionamos tanto con individuos como con grupos, creando una verdadera revolución en las comunicaciones personales. Aprovéchalo bien, y llevará tu productividad personal a nuevas alturas.

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sábado, 2 de mayo de 2015

La agenda siempre a mano

¿Tienes una agenda y no logras habituarte a usarla? ¿La usas pero no siempre te da resultado? Primera sugerencia: La agenda debes tenerla “siempre a mano”…  

Muchas veces escucharás a gente que se queja de no habituarse a usar la agenda, sin importar si hablamos de una agenda de papel o de una agenda electrónica. Sencillamente no lo logran. Te dicen que les resulta incómodo o que lo intentan pero no logran sacarle el beneficio. Incluso aún cuando empiezan a percibir que tienen que usarla, lo hacen de manera inconstante y siguen fallando una y otra vez en sus compromisos. Los propios y los ajenos.


La gente exitosa usa agenda personal


Si tienes un problema de organización personal, y por obvia consecuencia se ve comprometida tu productividad, para cambiar debes empezar a tomar el toro por las astas. 

Empieza por el meollo de la cuestión, y éste es

La Agenda Personal


Mira a cualquier persona muy ocupada y exitosa que tengas a mano. Indefectiblemente verás que utiliza algún tipo de agenda para organizarse. Y si no la lleva personalmente tiene un asistente que se asegura que exista una y que esté siempre al día. Créeme. No falla. Todos tienen una. La que sea.


Pero la agenda por sí misma no resuelve todos los problemas de organización personal. Además de saber usarla, lo cual ya de por sí es todo un tema, es crítico mantener una férrea disciplina tanto para cargarle la información como para revisarla. Y para poder hacer eso, hay un punto que parece obvio pero que muchos no tienen en cuenta…


Regla Nro 1: La agenda personal “debe estar siempre a mano”


La agenda es "el centro neurálgico de tu organización personal". Como obvia consecuencia lógica, “es indispensable que la tengas siempre disponible”. No tenerla encima es invitar al caos a introducirse en tu vida por la ventana. No sirve de nada tener una herramienta poderosa para organizarse si cuando la necesitas no la tienes disponible.

Tener la agenda encima tiene que convertirse en un hábito en tu vida. No puedes salir a ningún lado sin ella. De esta manera, cada vez que acuerdes una cita, tendrás donde anotarla. Y podrás asegurarte entonces que la información estará disponible para que la revises con la anticipación que necesites para ordenar todas las cosas relacionadas con esa cita, o con otros compromisos que pudieran colisionar en el mismo período de tiempo.
  
De la misma forma, si necesitas anotarte una tarea para hacer, te asegurarás de escribirla para que no se te olvide hacerla cuando corresponda o decidas hacerla. Pero si no la anotas, o lo haces en cualquier lado, siempre corres el riesgo de que quede en un limbo del cual puede ser difícil recuperarla.

Ejemplos de la vida cotidiana


Incorporar el hábito de tener la agenda siempre a mano tiene seguramente una relación que tendrás que considerar con tu forma de ser y que obviamente te llevará un tiempo para encontrar la mejor opción para tí.

Por ejemplo, las mujeres tienen la ventaja de poder llevarla en su cartera. Para agendas grandes esto es una ventaja. Para los hombres esto es igualmente sencillo si siempre portan un maletín o una mochila.

Pero si el hombre no porta un maletín o mochila, en ese caso se ve forzado a elegir un modelo pequeño para facilitar el llevar la agenda en un bolsillo por ejemplo.

La agenda electrónica en el teléfono celular, especialmente en un moderno smartphone, facilita el hecho de tenerla siempre encima. Con una ventaja adicional en un aspecto que la agenda de papel no puede resolver: se pueden tener las alarmas en el mismo dispositivo.

Como contra, la agenda electrónica no tiene la facilidad de introducción de la información que posee la de papel. Sin dudas, la escritura es más rápida a mano que a través del teclado de un Smartphone. Además la agenda de papel permite “introducir papeles”, algo muy práctico cuando se usa como auxiliar el taco de papeles.

En resumen


Si quieres poner tu organización y productividad personal en caja, asegúrate de usar una agenda, elige una que puedas tener siempre a mano y forma el hábito de asegurar que “esté” siempre disponible. De esa manera podrás apuntar todos tus compromisos, y así realmente tendrás la información crítica que necesites cuando la busques.

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jueves, 9 de abril de 2015

Sobre eficacia, productividad y otras yerbas

¿Qué te interesa más? Ser productivo, eficaz, efectivo, eficiente u organizado? Ten cuidado de no poner el carro delante de los caballos…



Hay mucha confusión dando vueltas por ahí con respecto al asunto de la productividad personal.

En “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” Stephen Covey tiene como principal mérito poner desde el mismísimo título los caballos delante del carro y no al revés. Pone el énfasis en la efectividad, como corresponde. Es uno de los motivos por los cuales me gusta tanto su forma de encarar estos temas.


Primero lo primero


La idea central es ser “efectivo”, o sea “eficaz”. Ser capaz de lograr los efectos que deseamos o esperamos. De nada nos sirve hacer muchas cosas si aquello que resulta de nuestro trabajo no es lo buscado. Si después de mucho esfuerzo no obtenemos “los resultados”.

Ser eficaz no es lo mismo que ser “eficiente”. La eficiencia tiene más que ver con la habilidad de lograr que el resultado se obtenga con el mejor uso de los recursos disponibles. Por ejemplo, cuando hablamos de un automóvil, se dice que éste es más eficiente si hace lo mismo (nos lleva donde queremos) con un menor uso de combustible (recursos) comparado a otros de la competencia.



¿Quieres ser eficaz o eficiente?


En primer lugar, es importante tener en claro que “debes” ser eficaz. El resultado tienes que obtenerlo. No hay alternativa válida desde el punto de vista de tus objetivos. Si no logras lo que te propones todo lo que dejes en el camino será simplemente trabajo desperdiciado. No le importará a nadie, y tampoco debería importarte a tí.

Por supuesto, también quieres ser eficiente, aunque esto ya no es un problema tanto de “deber” como de “convenir”. Esto quiere decir que tus resultados se obtengan con el mejor uso posible de tus “siempre escasos recursos” disponibles. Cuando hablo de recursos me refiero a tu tiempo o tu energía por hablar de los más obvios. Podemos hablar de recursos materiales o humanos. Si por ejemplo obtienes tu resultado pero en el camino liquidaste todos tus recursos, esto no será sustentable. Será difícil de sostener o de ser reproducido en el tiempo.

Digamos que la eficacia es la obtención del resultado y la eficiencia es el mejor camino para obtenerlo. Desde el punto de vista personal, la eficacia es el fin, y la eficiencia es uno de los medios para alcanzar ese fin.


¿Eficiente?


El uso y costumbres no ayuda a comprender bien la diferencia. Cuando andas por el mercado laboral seguramente habrás escuchado que una persona es eficiente cuando logra cumplir todas sus tareas en los tiempos previstos o menos. Y se da por sabido que sus tareas son sus objetivos o sea que dan por hecho que fue “eficaz”.

Esto lleva a confusión. Una persona puede ser muy eficiente para hacer una enorme cantidad de cosas, todas ellas sin la menor importancia para sus objetivos, los de su empresa o ambos. Todos los organismos burocráticos, especialmente los más grandes, tienden a crecer y propagarse llenando de tareas a la gente sin más objeto que justificar su existencia. Y hay muchos individuos que se comportan de igual forma. Aun no teniendo nada relevante que hacer, se llenarán de tareas inútiles con tal de justificar su trabajo. Eso sí, las harán todas “eficientemente”…

Comprender en su justa dimensión el objeto de nuestro esfuerzo es importante para poder dirigir nuestras energías en la dirección correcta y no hacer esfuerzos inútiles.


Entrando en la “productividad personal”


La productividad es un concepto asociado a la eficacia y la eficiencia, pero desde otro lugar. En alguna medida se superponen, pero es importante que entiendas que expresan cosas diferentes.

Siempre debes partir del concepto de que “debes ser eficaz”. Lo que hagas te conducirá entonces a obtener al resultado que buscas.

Luego, puedes pensar en ser “más eficiente”. Es decir obtener el mismo resultado con menos recursos. Por ejemplo, si hablas de “eficiencia personal” podrías referirte a que tú obtienes el mismo resultado en “menos tiempo”, con menor esfuerzo o con un menor uso de energías físicas y/o mentales.

La productividad habla de la “cantidad de producido por unidad de tiempo”. Cantidad de “resultados” obtenidos. Es una forma de medir la capacidad de producir resultados.

Si tienes que producir una tuerca, no es lo mismo que lo hagas en un día, en una hora o en cinco minutos. El punto es que en la medida que tu productividad personal aumenta, puedes elegir producir más de lo mismo y ganar más, o dedicar el tiempo o las energías liberadas a otras cosas que también te interesen y satisfagan otras metas.

En los tiempos que corren, la gente se ve cada vez más atiborrada de obligaciones, tanto profesionales como personales. Cuando esto ocurre, la habilidad de manejar esa cantidad de temas es crucial. Porque en definitiva, el tiempo es el mismo siempre. Sólo tienes 24 hs al día.

Mejorar tu productividad personal es una inversión en un medio. Un medio  para ser más eficiente en lo que sea que hagas. Es una obviedad que esto se refiere a aquellos resultados que buscas. Lo que no debes hacer es enfocarte exclusivamente en la productividad personal porque produce el tipo de aberración que se genera cuando se confunden medios con fines.


Y ya sobre la Organización Personal


Tu organización personal es la forma en la cual arreglas tus asuntos. Ahora bien, puedes preguntarte "¿cómo me organizo? con o sin un propósito en mente. Ten claro que lo más conveniente es hacerlo con las metas claras.

Hay gente que parece asumir que todo tiene que estar ordenado de una manera casi obsesiva. Si bien es un hábito saludable mantener un grado de orden, no debe convertirse en algo que desenfoque tu mente de la verdadera fuente de motivación: tus metas.

Una mejor organización personal, “orientada a mejorar tu productividad personal para alcanzar tus metas” te da los cimientos para lidiar con esa realidad.

Las alternativas que tienes son dos: Pones tus asuntos bajo control, o no tomas más compromisos de los que puedes manejar. Y a veces no tienes la opción de tomar menos compromisos. A veces la realidad que enfrentas no tiene vuelta atrás y la única forma es encontrar la manera de administrar los temas para que calcen en lo que tienes como vida.


Sobre Medios y Fines


Los medios y los fines son “valores” que tienen un orden entre sí. En esencia estamos hablando en ambos casos de “intereses”, es decir de cosas a las que se les da valor en un escenario dado.

La diferencia es que un fin es algo que quieres obtener, y un medio es una herramienta para obtener ese algo. El fin está antes que el medio, y esto debes tenerlo siempre en claro porque si no pierde la esencia de lo que tengas entre manos y te desenfocas. ¿Resultado? No, lo que justamente no obtendrás es el resultado…


En Resumen


Todos tus esfuerzos siempre deben tener como norte el ser eficaz, consiguiendo los resultados que buscas. Para lograrlo, lo más recomendable es serlo de la manera más eficiente. Y para ser más eficiente la mejor manera es mejorar tu productividad personal partiendo de una buena organización personal.


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lunes, 23 de marzo de 2015

La Mejora Contínua

Organizarse para ser más productivo es un proceso de “mejora contínua”. No hay tal cosa como un estado final y universal de la organización personal.  
Es muy común que las personas caigan en la falsa idea de que una vez que encontraron la solución a su problema de organización personal no tienen que preocuparse más del asunto. Es como que ya tienen “el método” de trabajo que funciona y lo pueden aplicar sin importar lo que pase.

Un sistema para tí y tu realidad

En realidad la organización personal es una forma de arreglar tus asuntos de manera tal que los mismos satisfagan tus expectativas. Expectativas que deben ser entendidas en términos de tus metas y tus más caras ambiciones. Que entre otras cosas pueden incluir incrementar tu productividad personal.

Como una herramienta para alcanzar tus metas, tu sistema de organización debe adaptarse al contexto en que te desenvuelves. Es único para ti y tu coyuntura. Si quisieras pasarle tu sistema exactamente como lo usas a otra persona es muy probable que ésta fracase. Esa persona deberá adaptarlo a su propia manera de ser y a su propia realidad.

De la misma manera que el sistema tiene que considerar a la persona y a la realidad en que se encuentra, no olvides que ésta es siempre cambiante. Y que tú mismo cambias conforme pasa el tiempo. De repente cambias de puesto de trabajo, y tu sistema ya no sirve para tus nuevas metas. O adquieres un nuevo conocimiento que mejora tus habilidades y lo que hacías en un día pasas a hacerlo en apenas una hora. O tal vez pasa lo contrario. 


Se produce un evento que hace que algo que tenías resuelto en apenas un rato pasa a tomarte horas.

Adáptate o muere…

Hay infinidad de motivos por los cuales tu sistema de organización deberá cambiar, y es importante que estés preparado para ello. Recuerda que las especies que sobreviven son las que mejor se adaptan.

La única manera de enfrentar un escenario siempre cambiante es estar alerta a la evolución del mismo y actuar en consecuencia. Y para ello deberás considerar a tu sistema de organización como sometido a un proceso de “mejora contínua”.

Para lograr esto deberás mantener tu mente abierta al aprendizaje permanente, integrando cada nuevo conocimiento, habilidad, hábito o método a todo tu marco de trabajo conocido. Y cuando algo no te dé los resultados que buscas, tendrás que explorar alternativas para volver a acomodar tu sistema.

No es una tarea fácil, pero si quieres tener éxito en dominar tus asuntos, ser dueño de tu tiempo y alcanzar tus metas te darás cuenta rápido que no hay muchas opciones.

Haz los cambios de a poco

Presta atención a lo que dejó de funcionar, piensa como podrías arreglarlo y haz la prueba. No tires toda tu organización por la borda de una vez. No necesitas dinamitar toda tu organización. Haz los cambios de a poco, para ver sus resultados y asimilarlos a tu forma de actuar. Luego sigue. Una y otra vez.

Por supuesto hay reglas que tienden a ser universales y difícilmente las tengas que cambiar. Pero existirán muchas otras veces en las que todo aquello que considerabas obvio en relación a tu trabajo y a cómo gestionar tu tiempo deberás revisarlo y ponerlo a consideración para modificarlo.

Hacer una revisión de la agenda antes de iniciar la jornada es una práctica que no parece tener muchas razones para ser cambiada.

Pero si dentro de tu organización está el asignar dos horas diarias bien temprano a la mañana para estudiar un tema que te interesa, y de repente cambian tus condiciones de manera tal que esas dos horas ya no las dispones, tendrás que tomar decisiones. O quitas esas dos horas de otra actividad programada, o reduces el tiempo disponible o buscas la forma de obtener ese aprendizaje por otros medios. Sin pretender ser exhaustivo en tus opciones, la idea de estos ejemplos es que veas que muchas veces tendrás que hacer cambios ya sea forzado por la realidad externa o por un cambio en tus propias metas.


En Resumen

Considera poner a tu organización personal en un estado de aprendizaje permanente, para implementar una mejora contínua. Sólo así podrás hacer frente de manera exitosa a los cambios inevitables que la vida te presentará a diario. 


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sábado, 14 de marzo de 2015

El Tiempo es tu Recurso Central

Una vez que encaras la tarea de mejorar tu organización y productividad personal es necesario que tengas en claro cuál va a ser el centro de tus desvelos.
Sí. Estamos hablando del más escurridizo de tus recursos: “TU TIEMPO!”


El haber decidido tomar el toro por las astas en lo que respecta a tu organización y productividad personal es un gran paso sin dudas. De esos que marcarán tu vida para siempre. Y para bien. 

Pero una de las preguntas clave que tendrás que hacerte es: 


¿Sobre cuál aspecto del tema
debo enfocar mis mayores energías? 


¿Por dónde empezar?

Puedes comenzar el proceso de mejorar por donde quieras, pero es bueno que vayas asimilando la idea de que al final de cuentas terminarás siempre girando detrás de un mismo concepto:

El tema central es cómo administrar 
de la mejor manera el más valioso, 
escurridizo y escaso de tus recursos: 

"TU TIEMPO"


Y al tratar de hacerlo “mejor” tendrás que poner el énfasis en cómo hacerlo de la manera más eficaz y eficiente. Simplemente porque quieres obtener los mejores resultados en el menor “tiempo” posible.






Productividad es una palabra que relaciona la cantidad de un producido por unidad de tiempo. En el caso de la productividad personal, lo que buscas es "incrementar la cantidad de cosas hechas en el tiempo que tienes disponible”.

Esto requiere que apliques una cantidad de técnicas y estrategias de “organización” que incrementarán “tu capacidad de hacer más cosas en menos tiempo”.

¿Pero cuáles cosas? He ahí la clave: principalmente aquellas que están relacionadas con tus metas.


Tendrás que tomar decisiones

Al avanzar sobre tu gestión de tiempo vas a encontrarte con el problema básico que enfrenta todo ser humano para asignar el tiempo disponible:

¿“Hago A, o hago B”?

Y prepárate porque ciertamente tendrás que “elegir”, así como deberás mejorar tu habilidad para tomar más y mejores decisiones. Ah, y ten en cuenta de paso que también es posible que debas hacerlo cada vez más rápido. Quizás al progresar te encuentres con que tengas que hacerlo más rápido de lo que  jamás pensaste.

Empieza a grabarte esto en tu mente. Para poder elegir, y hacerlo bien (lo que es aún más importante), lo que deberás lograr es tener claras tus prioridades. Si no tienes claro que cosas tienen para tí más o menos importancia, te será prácticamente imposible tomar decisiones en el escaso tiempo que tengas para hacerlo, o aún peor. Decidirás mal...


Y deberás dedicar tiempo para “pensar”

El tiempo no es más que un recurso. Pero tiene algunas particularidades. Es fijo y por ende finito. En sólo 24 hs diarias a disposición deberás calzar todas tus obligaciones y deseos. 

No hay atajos para evitar este proceso, el cual requiere apartar algo de energía y (otra vez) tiempo para pensar. Y pensar es un esfuerzo que no todos quieren hacer, pero tú, que tienes la certeza de querer mejorar para alcanzar tus más ambiciosas metas, deberás hacerlo.

Tendrás que pensar para definir tus metas. Tendrás que pensar para planificar como alcanzarlas y a través de ese derrotero tendrás que pensar para identificar con cuales recursos cuentas, cómo usas mejor los que tienes y como consigues los que no tienes.


¿Debo invertir tiempo para obtener “tiempo”?

Es muy interesante cuando te das cuenta que debes “invertir tiempo para obtener más tiempo”.  He ahí el arte de la organización y la productividad personal. Al igual que una inversión hecha de capital monetario, el tiempo dedicado a todo lo relacionado con tu organización y productividad personal es una “inversión”. Una inversión que te dará un retorno hecho de la misma moneda: tiempo. Cuánto más hábil seas para invertir, más tiempo obtendrás como “renta”.

Y cuando adquieras esa habilidad verás que es una de las inversiones más rentables que puedas hacer. Porque te permitirá hacer mejor lo que sea que hagas. Ampliará tus opciones, liberándote espacios de tiempo que antes tal vez no tenías disponibles en medio de un bosque de obligaciones a las que respondías en forma reactiva.

También te brindará criterios para tomar decisiones en los momentos críticos, que son aquellos cuando el caos parece imperar y en los que aquellos que tienen claro lo que quieren y lo que deben hacer para obtenerlo se adelantan a los demás. Aquí es donde una pequeña diferencia te hará una “gran diferencia”.


Resumiendo

Asimila la idea de que si quieres mejorar tu organización y productividad personal deberás aprender a usar mejor tu siempre escaso recurso que es “tu tiempo”. Aprende a dominarlo y a ponerlo cada vez más bajo tu control. Para ello deberás tomar decisiones, para lo cual es imprescindible que tengas claras tus prioridades. Y además tendrás que invertir también tiempo y esfuerzo para definir cuáles son tus metas para no apartarte del camino en el caótico mundo que tienes enfrente.

Pero créeme. Vale la pena…


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jueves, 5 de marzo de 2015

No seas tan estricto con los 2 minutos

¿Eres fanático de la regla de los “2 minutos”? No seas demasiado estricto …

Creo que muchos coincidirán conmigo en que la regla de los “2 minutos” es uno de los aportes concretos de GTD a la productividad personal que te provoca resultados casi inmediatos. Si leiste el libro de David Allen seguramente ésta regla te trajo muchas ventajas, y notaste un cambio importante y favorable en tu manera de trabajar al ponerla inmediatamente en práctica.


¿Pero que pasa si…?

Ahora bien. ¿Qué pasa si lo que tienes que resolver no te toma 2 minutos o menos? Imagina que evalúas que algo te toma un poco más. Y digamos 5 minutos para no caer en la tontería de discutir la nimiedad de que sean 3.

Si eres demasiado estricto con el criterio de los 2 minutos, lo que ocurrirá es que una tarea que toma tan poco tiempo como 5 minutos puede caer sin más en tu larga lista de temas por encarar. Cuando te la pudiste sacar de encima en tan sólo 5 minutos… 5 MINUTOS!


¿¿¿Tiene sentido???






La idea subyacente detrás de la regla

Sin caer en la tontera de decir que las reglas están para ser violadas, voy a insistir en que tienes que ser flexible como he sugerido innumerables veces.

“El espíritu de la regla de los “2 minutos” es que si una actividad puede ser resuelta en un período de tiempo previsiblemente corto, conviene hacerla y no postergarla usando algún otro criterio de priorización.”


Esto baja tu lista de pendientes y reduce el stress porque liberas tu cabeza de esa preocupación.

¿Quiere decir que podrías extender la regla de los 2 minutos a tareas que requieran 5, 10 o 15 minutos? 

Si se justifica SI, por supuesto! 

El límite de 2 minutos no es una muralla de fuego que te produce heridas irreparables en caso de que no la respetes. Es una guía. Una pauta. Un criterio que te ayuda a tomar decisiones.

¿Y por qué no 30 minutos? Nadie dice que no. Si, por ejemplo, dentro del panorama de actividades tienes cosas que sabes positivamente que no podrás cerrar hoy, pero también tienes una tarea que con dedicarle 30 minutos de muy buena atención la liquidas ¿te atreverías a decir que no te conviene hacerla ya mismo???

En Resumen

Al igual que las leyes, las reglas tienen un cierto “espíritu” como bien diría nuestro buen amigo el Barón de Montesquieu. Utiliza la regla de los 2 minutos asimilando este espíritu para tomar las mejores decisiones sobre el uso de tu tiempo.

Si algo que debes hacer toma poco tiempo, más allá de sea un poco más de 2 minutos, no lo dudes. Hazlo!...


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