Ir al contenido principal

Outlook-Contextos con Atajos

¿Quieres asignar contextos rápidamente para tus tareas en Outlook?
¿Te molestan todos esos clicks que tienes que dar sólo para etiquetar una tarea o una cita? 

Usa un atajo...



Contextos por aquí, contextos por allá

Todo aquel que implementa GTD  se encuentra con la necesidad de implementar los contextos. Esas asignaciones que David Allen le aplica a los entornos físicos donde se realizan ciertas tareas.

Aterrizando en Outlook

La forma en que implemento mis contextos en Outlook son naturalmente las "categorías", peeeeero... (siempre hay uno), es una verdadera molestia tener que estar pasando por los varios clicks necesarios cada vez que creamos una tarea o una cita. Pueden necesitarse entre tres y cuatro clicks si uno usa la opción de arrancar por el botón derecho para asignar la categoría, y en el mejor de los casos dos si tengo disponible el botón de categorías en la barra de menúes. Aclaro desde el principio que en mi caso trabajo con Microsoft Outlook 2007 por standard corporativo.

Y si por casualidad se te ocurrió ponerte estricto en no dejar pasar ni una cosa que ande por tu mente, ésta "inocente" acción de categorizar se puede comer de manera agregada valioso tiempo productivo.

Asi que la manera más práctica de resolver este asunto (y muchos otros) es buscar el viejo y no poco ponderado "ATAJO".

Un sólo click es mucho mejor. Si accedes al menú de categorías, te encontrarás un item (bien abajo) que dice "Todas las Categorías".














Al seleccionarlo verás una tabla con todas las categorías existentes en tu sistema y a su lado estará identificada su "Tecla de Método Abreviado", también conocida como atajo o "shortcut" en inglés. Si ya no hay una asignada puedes elegir la tuya y hasta elegirle un color (algo muy útil). 

Con éste esquema montado, que toma muy poco esfuerzo ponerlo a punto, uno tiene asignado el contexto al elemento de Outlook que necesite con la simple combinación de "CNTRL+Fx", donde Fx representa las teclas de función que todos tenemos en la parte superior del teclado. 

Y el beneficio no termina ahí. También se puede eliminar la misma asignación volviendo a pulsar la combinación de teclas correspondiente, así que uno puede cambiar sus elementos de contexto a la velocidad del rayo. 


Mis Contextos y sus Atajos

Asi que la manera más práctica de poner o sacar una tarea de un contexto es el atajo de teclado. 

Actualmente uso tres contextos básicos:
  • @Work: F2
  • @Home: F3
  • @Errands: F4
Operativamente hablando no necesito más. 

@Work lo utilizo para todo lo relacionado con el trabajo y (aquí me salteo un poco el concepto asociado al espacio físico) no importa si trabajo desde casa. Si es una tarea o una cita asociada mi actividad laboral cae aquí.

@Home sí es asociada efectivamente a mi presencia física en el hogar.

@Errands también está asociado a mi presencia física, pero esta vez en la calle como corresponde.





Tengo algunas categorías más en mi sistema, pero no tienen el impacto operativo de estas tres. Algunas las uso para planificar, como "Objetivos Semanales". Y otra a mi actividad como Rotario. Pero en el día a día, las tres primeras son las que mandan.

Conclusión

Con los atajos de teclado asigno o cambio mis contextos con un sólo click, lo cual me permite enfocarme más rápidamente en la tarea que tengo entre manos. Y especialmente cuando tengo una intensa cantidad de tareas que surgen o caen, reduzco tiempo administrativo improductivo para entregárselo a la tan preciada generación de valor.


Enlaces Relacionados



Comentarios

Los más leídos

Duro con el problema, suave con las personas

Solemos olvidarnos que negociamos todo el tiempo. Cada una de esas interacciones en las cuales se te pide algo o tú exiges algún resultado son como “momentos de la verdad” ... Es en esos momentos donde se define por un lado el curso de lo que estás haciendo y por el otro el clima interpersonal cotidiano en que te estarás desenvolviendo. A Negociar... La negociación es un proceso en el cual dos o más interlocutores intentan alcanzar un acuerdo que satisfaga sus intereses y en el que cualquiera de las partes tiene la posibilidad de "decir que no" . En los ámbitos cotidianos como el trabajo o el hogar es común olvidarse lo importantes que son las habilidades de negociación, especialmente si no se trata de una de esos casos en que son planificadas como indican los buenos manuales:    escuchando con atención   para entender los intereses de la otra parte,  comunicando los propios y ofreciendo alternativas de mutuo beneficio. Lo que no suele ocurri

¿Agenda Electrónica o en Papel?

¿No sabes si invertir en una agenda electrónica o seguir con la de papel? Hay ventajas y desventajas en ambos casos... La Raíz del Problema Cuando uno trata de ver cómo se organiza, ésta decisión suele terminar influenciada por cuestiones económicas y hasta generacionales que van desde la más sencilla que es trabajar sobre papel, hasta las más elaboradas y costosas como un Microsoft Outlook sincronizado con un Smartphone y hasta con una Tablet. Como regla general, soy partidario de inclinarse por “ aquello que funcione ”. Y punto! Desde el estricto punto de vista de nuestra organización personal, si una simple agenda en papel resuelve el problema, no parece razonable gastar nuestro valioso dinero en un artefacto que encima hay que aprender a usar. El conflicto viene cuando algo produce un cambio y nuestra forma de organizarnos se empieza a estrellar contra una nueva realidad. Cuando lo que hacemos deja de funcionar hay que  adaptarse,  y a veces esto nos lleva a

¿Puede ser Urgente pero No Importante?

La decisión de ejecutar o no una determinada tarea requiere que meditemos aunque sea de manera muy rápida sobre la conveniencia o no de hacerla. Sus niveles de urgencia e importancia son variables que podemos usar para realizar la elección. Ahora, si algo es urgente, ¿puede no ser importante? De las técnicas para discriminar aquello que nos conviene hacer, una de las más reconocidas es la de asignar prioridades  a cada una de las tareas y luego empezar por las más importantes siguiendo hacia las que lo son menos. Algunas Maneras de Priorizar He visto muchas formas de hacer esto, desde una asignación básica por “Alta/Media/Baja” (o 1/2/3), pasando por un incremento moderado de las prioridades por ejemplo hasta cinco (las antiguas agendas Palm permitían hacer esto), hasta listados con prioridades ilimitadas, donde uno ordena un listado asignando un número de prioridad a cada tarea en forma correlativa. Este último, con un modelo de listado de tareas de tipo GTD que crece expon

Este Blog Tiene una Licencia Creative Commons

Uso de Cookies - Notificación

ComoMeOrganizo.com utiliza tecnología de cookies para analizar la navegación de usuarios con fines exclusivamente estadísticos y sin involucrar ninguna información relacionada con datos de identidad. Dicho servicio es provisto por Google Inc. y puede ser deshabilitado a través de las opciones de configuración disponibles en el navegador.