jueves, 14 de noviembre de 2013

Calendario-Anticipa los viajes

Cuando armas tu agenda del día y anotas tus compromisos, ¿tienes en cuenta los tiempos de viaje? Tal vez sea hora de empezar...



Por lo general la gente no reserva el tiempo necesario para desplazarse de un lado a otro en su calendario. Sencillamente anota la cita, el turno o lo que sea que se fije en su agenda, y listo. Parece que no les hace falta nada mas. 

Las excusas

 ¿Te suena familiar alguna de estas excusas?

  Ni siquiera me detengo a pensarlo: si hablamos en sentido estricto no hay ningún compromiso en el viaje, ni con los demás ni contigo. La obligación, intuitivamente, es la cita y nada mas.

  Reservo mentalmente el tiempo de viaje: como ya sabes que tienes que viajar para asistir a tu compromiso no sientes que sea necesario perder el tiempo planificando a semejante nivel de detalle. Lo ves como demasiado "puntilloso", y hasta como una perdida de tiempo.

Las dos excusas anteriores se ven como muy buenas auto-trampas mentales.

¿Por que? Por la sencilla razón de que el día que debas asistir a tu cita los hechos del viaje son que:

  Es una realidad inexorable

  El tiempo que ocupa no puede asignarse a otra tarea

  No haberlo contemplado tiene consecuencias, casi siempre indeseadas.




Las Consecuencias

Las consecuencias negativas de no asentar el viaje en tu calendario, tu herramienta fundamental de gestión de tiempo sin importar si usas agenda de papel o una agenda electrónica, pueden ir desde la mas obvia que es llegar tarde a tu cita, hasta una que es menos visible como lo es una mala asignación de tiempos el día en cuestión por haber visto en tu calendario mas tiempo disponible que el que realmente tenias.

Cuando planificas tu asignación de tiempos, que es en esencia un ejercicio de imaginación del futuro, ésta no estará bien si no cuentas con la información correcta. Y no dejar asentado en nuestro calendario un tiempo que no puede ser dedicado a otra cosa es como quitar de un mapa datos importantes del camino, como pueden ser obstáculos, bifurcaciones o distancias. 
Si no los tienes en cuenta tu intención de llegar a destino a tiempo puede encontrar serias complicaciones.

Por ejemplo, imagina iniciar el trayecto previendo llegar a destino a cierto horario sin haber previsto que deberás reponer combustible, ir al baño o sencillamente detenerte a comer y descansar cada cierto tiempo. Fallarás casi con seguridad a quien te espere o no podrás hacer lo que tenias previsto. O cumplirás, pero a un altísimo costo.

Y no quieres nada de eso...
  

Ventajas

Si tienes en cuenta el tiempo de viaje para cada cita en tu calendario, habrás dado el primer paso de una planificación exitosa de tu tiempo. No solo porque dejarás asentado  por escrito (sin riesgo de olvidarlo) que no podrás hacer otra cosa durante ese trayecto. También te estarás haciendo una pregunta clave:

¿Cuanto tardaré en llegar?

Cuando debas responderla, posiblemente te encuentres con cosas que pueden afectar tu horario de llegada. Podría estar el camino cortado por reparaciones o bloqueado por algún evento festivo. Incluso podrías encontrarte con que cuando incluyes el tiempo que necesitas para viajar, tu salida es inmediata a la terminación "rigurosamente agendada" de una reunión muy importante en tu oficina. Si, esa reunión que "jamas termina a horario". Y te habrás ganado la oportunidad de re-negociar el horario de tu posterior cita.

¿Imaginas la diferencia en tu imagen profesional cuando eres capaz de controlar tus tiempos a ese nivel?

En resumen

No olvides reservar en tu calendario los tiempos de viaje. No podrás usarlos para ninguna otra cosa y tendrás mayor visibilidad y un mayor control de tus tiempos. Seguramente tendrás muy buenos usos para los verdaderamente disponibles!


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