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Mostrando entradas de 2011

Hábitos – Haga algo Importante

Nuestra carga diaria de trabajo puede estar tan repleta de actividades y obligaciones alejadas de nuestras metas que podemos terminar olvidándonos de hacer aquello que realmente importa. Asegúrese al menos de hacer algo de lo que usted considera importante durante el día para poder así disfrutar del placer de haber aprovechado su tiempo. Sin importar lo atiborrados de trabajo que estemos, siempre queremos mantener nuestro foco en las metas que nos propusimos. Todos sabemos internamente qué actividades son las verdaderamente importantes para alcanzarlas. Sólo debemos asegurarnos de hacerlas. Es claro que tenemos que ser flexibles , y que tenemos que adaptarnos a las cambiantes circunstancias de nuestro día. Pero no por eso tenemos que olvidarnos de las cosas que hacen que valga la pena lo que hacemos. Es más: es imperioso que no permitamos que eso ocurra. Podemos tener un período en el cual el mundo nos descarrila del objetivo, pero a la primera de cambio debemos volv

Hábitos – Acostúmbrese a Mantener el Foco en lo que Hace

La gota que orada la piedra es aquella que golpea siempre en el mismo punto. Alcanzar ese estado en el cual enfocamos toda nuestra energía en la actividad que estamos realizando es un hábito difícil de practicar en un mundo que nos inunda de interrupciones con múltiples intereses en conflicto. Sólo con nuestros objetivos claros podremos tomar con firmeza la decisión de mantenernos en la ruta fijada sin perder tiempo con distracciones ajenas a nuestras metas. Las exigencias de un día atiborrado de tareas y obligaciones suele facilitar la pérdida de enfoque. Es natural. Casi todo lo que llega a nosotros tiene algún grado de importancia y no es difícil perderse en ese mar de intereses. Pero es vital encontrar la forma de mantener nuestro rumbo, y para lograrlo hacen falta algunas habilidades básicas. En primer lugar es necesario tener claros nuestros objetivos. Si uno no está muy convencido de hacia donde va, es muy fácil salirse del camino. Pero sin importar la ruta

Calendario - Reserve por adelantado sólo las actividades fijas

El calendario de nuestra agenda representa tiempos concretos de nuestra jornada, y es recomendable no recargarle por adelantado más tiempo del estrictamente necesario. Si mantenemos la disciplina de cargar “solamente” las actividades fijas que conocemos de antemano, incrementaremos notablemente nuestra flexibilidad para adaptarnos a las sorpresas que se nos presentan a diario. Esto ayuda a reducir sensiblemente el stress y nos brinda un mayor control sobre nuestro tiempo. Es muy común leer sobre la conveniencia de reservar bloques de tiempo en nuestro calendario para aquellas actividades que queremos personalmente hacer. No digo que sea un mal consejo, muy por el contrario. Es claro que tenemos que asignar el tiempo debido a nuestras propias prioridades, y planificar en qué momento las haremos es una excelente costumbre. Mi observación viene por el lado de ser prudentes con ésta práctica, especialmente cuando nos adelantamos mucho en el tiempo con la planificación. Si un

Explota tu Agenda para dar un Seguimiento Implacable

Una organización eficaz se caracteriza por hacer un seguimiento “implacable” de todos tus asuntos. No hay lugar aquí para confiarse en la memoria. Todos y cada uno de los temas de los que eres responsable deben ser monitoreados de manera fiable y persistente sin soltar presa hasta cerrarlos. Para que tu organización funcione es indispensable un seguimiento a toda prueba. No hay opción: tiene que ser implacable. Que no deje cabos sueltos hasta que el tema en cuestión quede completamente cerrado. El seguimiento constante genera confianza porque aquellos que te pidan algo sabrán con certeza que no quedaron sin la debida atención. Significa no perderle pisada a los temas y asegurarte que se mantienen en el curso de tu plan o que te puedas dar cuenta a tiempo que debes modificarlo porque no refleja la realidad. Ahora bien, la pregunta del millón es: ¿Cómo armar ese seguimiento tan sólido que quieres? La respuesta es simple:  Domina el Uso de la Agenda 

Flexibilidad es el nombre del juego

Uno de los atributos más importantes que debes pedirle a tu sistema de organización es que sea “Flexible” para que sea capaz de adaptarse a los constantes cambios que la realidad te presentará a diario. En un artículo anterior, titulado  " ¿Qué quiero de mi sistema de organización?   mencionábamos a la flexibilidad como algo importante a pedirle a nuestro sistema de organización. Recordando la definición del diccionario: Flexible : que es susceptible de cambios o variaciones según las circunstancias o necesidades. “Adapt or die” (adáptate o muere) es la máxima del darwinismo. Cualquier especie que no pueda adaptarse a su medio ambiente morirá y aquellas que sí lo hagan sobrevivirán. De esa manera la evolución ha ido marcando a lo largo de millones de años la existencia de la vida en la tierra. Es un mecanismo duro sin dudas, pero muy eficaz para crear especies complejas que resistan las enormes fuerzas del universo. De la misma

Hábitos – Seamos Ordenados

Adoptar un sistema de organización, cualquiera que sea, es un buen camino para poner orden. Mi esquema de organización puede ser el más eficaz del mundo pero si lo “dinamito” con regularidad no podrá funcionar nunca. Tengo que ser ordenado toda vez que pueda, y si no lo soy incorporar entonces el hábito a mis costumbres de alguna manera. Desde muy chico  me inculcaron el ser ordenado. No obstante, con los años incorporé además la habilidad de convivir con cierta dosis de caos, algo que es muy útil por cierto en este alocado mundo en que vivimos. Pero no por eso dejo de poner esfuerzo en encauzar mis cosas a diario. ¿Por qué? Porque el universo tiende a salirse de curso con facilidad y una cosa es tener que lidiar con un problema fuera de control y otra muy distinta es tener que hacerle frente a múltiples fuerzas afectándome simultáneamente. Es la mejor manera de entrar en situación de stress y multiplicar las chances de tener que dejar problemas sin resolver. No, gracias. Paso.

Planificación y Organización - Dos caras de una misma Moneda

La planificación y la organización son como las dos caras de una moneda. O como la teoría y la práctica. Es difícil trabajar sobre una sin considerar a la otra. “Las grandes ideas necesitan tren de aterrizaje y alas” C.D. Jackson Mi sistema de organización debe ser funcional a mi sistema de planificación porque es la herramienta que me permite ejecutarlo. A la vez mi planificación no puede ignorar como me organizo para la acción pues en caso contrario el esfuerzo de cristalizar un plan terminará quedando en pura teoría y como consecuencia habrá sido una mala inversión de nuestro tiempo y esfuerzo. La base de cualquier plan En esencia la preparación de cualquier plan tiene por objetivo responder a tres preguntas clave: ¿Donde estamos ahora? ¿Hacia dónde vamos? ¿Cómo vamos a llegar a ese punto? Las declaraciones de misión, visión, valores y otras que se cargan en un plan tienen como fin dar respuesta a estas tres preguntas esenciales.

¿Qué quiero de mi sistema de organización?

De la misma manera que necesitas una visión, misión y valores para tus proyectos personales y profesionales, es importante que definas qué pretendes obtener de tu sistema de organización individual. En caso contrario, difícilmente obtengas uno que funcione. “Quien no sabe a donde va, jamás llega a destino” dice el viejo refrán. En un artículo anterior nos preguntábamos ¿porqué organizarse? , y nos enfocábamos en la definición de la real academia española que dice que organizar es “Establecer o reformar algo para lograr un fin, coordinando las personas y los medios adecuados” . Tu sistema de organización tiene que ser funcional a ese fin, que puede ser a modo de ejemplo “cumplir con mis objetivos laborales de acuerdo a las condiciones y reglas de juego de la empresa a la que pertenezco” .  Aquí restringimos la discusión al ámbito del trabajo, pero queda claro que puedes ir más allá tanto como gustes ampliando el alcance de los fines que persigues. Los Pilar

El Balance entre Vida y Trabajo - El Arte de Administrar Contextos

Los contextos nos presentan un marco de referencia útil para enfocarnos en las actividades que tenemos por delante, que deben ser usados en conjunto con nuestras metas y valoraciones en las proporciones adecuadas para tomar la mejor decisión posible en cada situación. El alcanzar un balance entre nuestra vida personal y laboral, al igual que la práctica de la medicina, es un arte más que una ciencia. Por más que busquemos no vamos a encontrar fórmulas mágicas que nos den la solución servida en bandeja.  Mucha gente busca a diario el santo grial del balance adecuado entre la vida personal y laboral. Lamentablemente la experiencia muestra a diario lo duro que es lograrlo, especialmente en un mundo que vive en aceleración permanente. Los compromisos laborales y sociales se suceden uno tras otro, pisoteándose mutuamente y haciendo de nuestra vida un caos del que hacemos grandes esfuerzos por salir. Un peso excesivo puesto en la vida personal, y nuestra vida laboral se

Agenda Electrónica o en Papel - ¿Y un poco de ambas?

La verdad es que la discusión sobre si nos organizamos con papel o con una agenda electrónica es difícil de zanjar si nos fanatizamos. E incluso podemos ir más lejos. ¿Porqué no combinar ambas herramientas en nuestro sistema de organización? Meditaba sobre este tema a la vez que planificaba mi fin de semana a última hora de un viernes. Y por muchas vueltas que le dí al asunto, aún con una agenda electrónica completamente operacional con Outlook y un Smartphone perfectamente sincronizados, sigo teniendo que volver al viejo papel para algunas cosas. Está bien, no es lo mismo. Hay una trampa. Es una impresión en tríptico (tres columnas de contenido) de mi Calendario para sábado y domingo con mi lista de tareas y un espacio en blanco para escribir por si acaso. Es como si mi vieja agenda de papel hubiera vuelto de la ultratumba… ¿Cual es el problema que tuvimos que solucionar?  El acceso a la agenda. Mi escenario el fin de semana obviamente cambia. Ya no paso h

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